АО, 2005, июнь Зарубежный опыт организации электронного документооборота в государственных органах
Немецкая Концепция DOMEA
В Германии к вопросам внедрения систем электронного документооборота также подходят основательно. Прежде всего была разработана концепция DOMEA (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestьtzten Geschдftsgang - Управление документами и электронная архивация в ИТ-системах), в которой изложены основные принципы перехода государственных органов к электронному документообороту.
Основу DOMEA составляет Организационная концепция (Organisationskonzept), включающая с себя ряд приложений (Anlagen) и дополнительных модулей расширений (Erweiterungsmodulen): например, такие как Защита данных , Архивирование , Сканирование и другие.
На организационной концепции и приложениях к ней базируются Требования (Anforderungskatalog) - второй по значимости документ, определяющий технические требования к системам электронного документооборота. Проводится сертификация программных продуктов на соответствие сформулированным в этом документе функциональным требованиям к программному обеспечению.
Используя Требования , ведомства могут более четко сформулировать свои пожелания для производителей программных продуктов. Из общего набора требований можно выбрать те, которые являются наиболее важными с точки зрения данной организации. Требования не дают готового рецепта для выбора подходящей системы, они лишь подсказывают, на какие вопросы нужно обратить внимание и какие допустимые варианты решений могут быть предложены программным продуктом. Требования , таким образом, служат основой для разработки ведомственных спецификаций и критерием при принятии решения о покупке математического обеспечения.
Разработка требований проводилась на основе Европейского стандарта MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records), который содержит около 400 требований к управлению электронными документами.
_________________________
Текст стандарта на английском языке размещен в Интернете на сайте:
http://www.cornwell.co.uk/moreqdocs/moreq.pdf
В концепции DOMEA провозглашается, что электронные документы, как и их предшественники на бумажных носителях, должны исполнять функцию свидетельства деловых процессов . Все проблемы современного государственного документооборота излагаются в организационной концепции с точки зрения последовательности операций, которые нужно осуществить с документом (поступление, обработка, почтовая отправка, управление и архивирование). Каждой из названных операций посвящен раздел, состоящий из четырёх частей:1. Описание текущего состояния дел в государственных организациях,
2. Описание имеющихся проблем, мешающих более эффективному государственному управлению.
Например, в главе Поступление документов , среди прочего названы следующие проблемы, возникающие в связи с поступлением корреспонденции:
усиливающееся смешение электронных и бумажных поступлений при сохранении прежних систем работы приводит к нарастающим трудностям;
электронные и бумажные документы двигаются и управляются раздельно и т.д.
3. Описание организационных мер, которые необходимо осуществить для успешной реализации концепции.
4. Описание технических возможностей программных продуктов, предназначенных для организации электронного документооборота.
Вторая версия Требований , опубликованная в 2003 году, значительно изменена по сравнению с версией 1.2. Деловые процессы описаны в определенной последовательности:
1. Подготовка ввода (Eingangsbehandlung)
2. Обработка (Bearbeitung)
3. Отправка почты (Postausgang)
4. Управление документами и архивирование (Schriftgutverwaltung und
Archivierung)
5. Эргономические критерии (Softwareergonomie)
6. Технические требования (Technische Anforderungen)
7. Профессиональное администрирование (Fachliche Administration)
8. Техническое администрирование (Technische Administration)
Впервые в состав требований к программному обеспечению включено обеспечение максимального удобства и простоты работы. Выполнение эргономических требований проверяется при сертификации, причём в будущем ожидается дальнейшее их ужесточение.
Еще одной особенностью DOMEA является то, что в требованиях прописаны механизмы ввода документов на бумажных носителях в систему электронного документооборота.
В ходе сертификации системы оцениваются по степени соответствия требованиям и по удобству работы в соответствии со специально разработанной методикой. Результаты тестирования опубликовывает Министерство внутренних дел. Программы, удовлетворяющие требованиям, получают официальный сертификат, упрощающий их продвижение на рынке математического обеспечения для органов федерального правительства. На 25 февраля 2005 года сертификацию по DOMEA прошло 11 программных продуктов.
_________________________
Текст концепции DOMEA на немецком языке размещен в Интернете на сайте:
В 2000 г. правительство также приняло Общие правила работы федеральных министерств, в которых подробно представлены организационно-технологические процедуры обработки документов на бумажной основе и даны принципиальные указания по работе с электронными документами.
Законодательство наделило государственные архивные органы правом и обязанностью помогать правительственным учреждениям разного уровня в вопросах управления документацией. Закон Об обеспечении сохранности и использовании архивных документов федерального уровня (1988 г.) устанавливает, что федеральный архив консультирует высшие органы государственной власти, федеральные учреждения, объединения и суд в вопросах управления документацией.